コンサルタントが教える「MPS」を成功させるためのノウハウ

はじめまして
OPS（MPS）コンサルタントの塚本です。

「コンサルタントが教えるMPSを成功させるノウハウ」をお読みいただき誠にありがとうございます。

MPSをご検討されているお客様の大多数がペーパーレス化やオフィスのコスト削減にお悩みですので、このたびこの場を借りて色々ご説明させていただきたいと思います。

では、いきなりですが
企業の重要課題「ペーパーレス化」を成功させるには？
この問題を一緒にほどいていきましょう！！

ペーパーレス化を重要視する企業は年々増えてきています。

しかし、実際にペーパーレス化に取り組むと、「うまく進まず中途半端になっている」「不便を感じてあきらめてしまう」といった課題にぶつかることが多いのも現実です。スムーズにペーパーレスを進めるためにはまずペーパーレス化する対象を知る事が必要です。

まずペーパーレスの対象について学んでいきましょう！

ペーパーレス化の対象は大きく分けて２つ！

＜対象①＞保管義務がある文書

保管義務があるものや長期保管すべく法律で定められているものや、企業として管理担当者や管理部署を置いて厳密に管理している文書類は「保管義務がある文書」だと思ってください。

具体的には、契約書・請求書・通関物流書類・固定資産台帳・貸借対照表・損益計算書・ISO文書・BCP関連文書・人事採用書類等があげられます。法務部や経理部が取り扱っているような書類を想像していただければ良いかと思います。
一般的に「文書」とよばれるものがこちらに当たります。

＜対象②＞保管義務がない文書

社内のルールや業務上必要なものだけれども、特定の部署が厳密に管理する必要がないような書類は「保管義務がない文書」と分類します。

具体的には、会議書類・稟議書・申請書・点検表・作業指示書・紙図面・配布用カタログやパンフレット等があげられます。企業のルールを順守するの為の書類や、社内外に向けた説明用の書類を想像していただければ良いかと思います。
一般的に「資料」や「書類」とよばれるものがこちらに当たります。

はい！これでペーパーレス化しなければならない文書が分かりましたね！

では、この分類を踏まえて、ペーパーレス化によってどのようなメリットを得られるのか、見て行きましょう！

ペーパーレス化によるメリットは大きくわけて５つ！

＜メリット①＞印刷コストと労力の削減ができる！

保管義務があるものないもの問わず、どんな書類でもペーパーレス化する事で印刷コストと印刷に係る労力が削減できます。
企業における印刷コストは、経費の中でもかなり大きな割合を占めており、また複合機をはじめとする各種印刷機器や、トナーや用紙などの消耗品は、コストだけではなく管理の手間もかかります。
ペーパーレス化すれば、印刷コストや労力を大幅に削減できます！

＜メリット②＞オフィスを広々使える！

保管義務があるものないもの問わず、どんな書類でもペーパーレス化する事で物理的にオフィスが広くなります！
紙文書の保管に関わる備品や場所を減らして、オフィスを広々使えるようにできます。またキャビネットといった保管用の備品費用も削減可能です。

＜メリット③＞ CO2削減によるエコ化に貢献できる！

保管義務があるものないもの問わず、ペーパーレス化する事でCO2削減が可能です。
CSR（企業の社会的責任）活動の一環として、環境問題に取り組む企業が増えています。ペーパーレス化により紙の使用量を減らすことはCO2削減につながり、エコ化への貢献になります。

＜メリット④＞承認フローを変革し、業務の効率化を実現できる！

こちらは、公的な保管義務はないけれども企業内ルールとして必要で、複数人が関与する承認フローが発生する文書に関する事ですね。代表的なものに稟議書があります。

紙ベースで文書を保管していると検索や閲覧に時間がかかりますが、デジタル化して文書管理を行うことで検索や閲覧、共有が容易になります。紙ベースでの決済処理の代わりに電子決済を導入すれば、決済にかかる時間の短縮、手間も軽減。

このようにペーパーレス化とともに承認フローの変革を行うことで、業務の効率化を図ることができます。

＜メリット⑤＞災害時の文書の喪失リスクが低減する！

こちらは、保管義務があるものと、保管義務はないけれど紛失すると業務に支障がでるものが対象ですね。
紙ベースで文書を保管している場合、火災や地震などが発生したときに喪失するリスクがあります。

この地震や火災やテロといった緊急事態でも今まで通りの事業を行えるようにする事をBCP対策（Business Continuity Plan：事業継続計画）と呼び、BCP対策の一環として、緊急自体から企業の資産である保管文書を守るために文書をデジタル化（＝ペーパーレス化）してクラウドサーバー上に文書を保管することで、文書の喪失リスクが回避できます。

どうでしょう？バックオフィスと呼ばれる部署でよく検討されている課題が並んでませんか？
そうなのです！バックオフィスの課題はペーパーレス化が解決糸口な事が多いのです！！！

では次に、ペーパーレス化アプローチ方法を見て行きましょう！

ペーパーレス化のアプローチは、保管義務の有無によって異なります。

ここが曖昧になっていると、途中で挫折したり、頓挫したり、手間が増えたりしますので、しっかり覚えておいてくださいね！！！

ペーパーレス化アプローチ方法は保管義務の有無で違う！

＜保管義務がある文書のペーパーレス化アプローチ方法＞
保管文書のデジタル化ルールを定める

企業内には、帳票、伝票をはじめ、さまざまな保管義務がある文書が存在します。しかし昨今は保管義務のある公的文書でもデジタル化が認められているものも多くあります。いわゆるe-文書法といわれるものですね。2015年9月30日にはこのe-文書法の規制緩和が行われましたので、今まで以上にデジタル保管が可能な文書が多くなりました。

ですので、かならずしも紙で保管しなければならないもの以外は、どんどんデジタル保管してしまうのが一番です！

そのためには、どの文書がデジタル化できるか見定め、そのデジタル文書をどのフォルダーに収めるのか、どのような形で保管、活用するのか、文書の活用・保管のフローを確立する必要があります。その後、決定したルールに従って仕訳を行い、デジタル化して保管することで、物理的に紙文書そのものをなくしていきます。

これは、保管すべき文書が最終的に集約される部署の文書保管担当者たちでルールを決めて実行する事で実現可能になります。

＜保管義務がない文書のペーパーレス化アプローチ方法＞
社内の印刷機器台数や印刷枚数をコントロールする

保管義務がある文書へのアプローチは特定部署の方が頑張れば実現できるペーパーレス化だったのですが、今度は全社単位で行うペーパーレス化です。全社員が関与してくるので、費用削減効果もものすごい事になりますよ！！！私が担当させていただいているお客様ですと皆様平均して2億円くらいは経費削減効果がでています！

業務を行う際にどうしてもプリントアウトする必要がでてきますよね。特にお客様と直接お話する必要がでてくる営業部やマーケティング部のような部署の方は、どうしてもお客様に合わせる必要があるため完全にペーパーレス化する事は非常に難しいのが現状です。

そこで、複合機やコピー機といったオフィスの出力機器の配置や導線をペーパーレス化に向けて最適化することで、物理的にハード面からペーパーレス化を訴求します。

ハード面からのペーパーレスって何？と思われたかと思いますので、少し私の昔話を交えてご説明しますね。

私が小さい頃、夏に水不足だと断水が起こりました。そうすると私は親に言われて、近所の公園までポリタンクを持っていき、給水にきている給水車から水を貰ってくるというお使いをよくしてました。

今は断水というよりは給水制限が主に行われていますよね。この給水制限と同じような事をオフィスの印刷機器でも行います。
つまり、出ていくものを強制的にある程度制限するために、プリントアウトする複合機やコピー機そのものといったハード（＝機器本体）に縛りを入れ、根本的にコントロールしてしまう事をハード面からのペーパーレスのやり方だと思ってください。

縛りの具体例でいうと、社員のPC上では片面カラープリントを指定しても、複合機側で強制的に両面白黒プリントするような設定にしておく事などがあげられます。

ただ、この時に注意しなければならないのが、給水制限と一緒であまりやりすぎると業務への支障や社員の不満がでてきてしまうという事です。

そのため、このハード面からのペーパーレス化アプローチを行う際は、すべての部署で一律の制限やルールを敷くという事ではなく、業務内容を加味した上で、印刷のためのルールを定め、無駄な印刷が行われないように印刷枚数をコントロールしていく必要があります。また、業務に支障がでないかを確認し続ける必要がありますので、出力機器単位でプリント状況を継続的に監視し、何かあれば随時改善を行うことが必要です。

私の経験ですと、このハード面からのペーパーレス施策を行うと、だいたい3年もすると皆さん慣れてきて、社内の全ての人が『低プリントアウト体質』になりますので、自然と全社的なペーパーレス化が進みます。

このハード面から訴求するペーパーレス化する事を「マネージドプリント」とよび、それをサービス化したものを、マネージド　プリントサービス」と呼び、一般的にManaged Print Serviceの頭文字をとって「MPS」と呼んでいたりします。

コニカミノルタでは、このMPSを御社に代わって一切合財引き受けるというサービスを提供しています。

それが、OPS（Optimized Print Service）なのです。